نظام ادارة المعلومات المالية و المحاسبية ( أفمس )

(Accounting & Financial Management Information System (AFMIS 

 

 

 . 

 هو النظام الالي الذي يتم من خلاله إعداد وتنفيذ الموازنة العامة للدولة واصدار الحسابات الختامية

أولا: المقدمة

نظام إدارة المعلومات المالية والمحاسبية (AFMISهو النظام الالي الذي يتم من خلاله إعداد وتنفيذ الموازنة العامة للدولة واصدار الحسابات الختامية .

ويعتبر نظام ادارة المعلومات المالية والمحاسبية (AFMISثمرة لجهود المسؤوليين في وزراة المالية و وشركائهم من الخبراء والمستشارين الذين بذلوا قصارى جهدهم للاستفاده من نظم المعلومات والتقنيات الحديثه وذلك بإنشاء نظام يتطابق مع القوانين واللوائح والأنظمة المالية وملبياً لاحتياجات ومتطلبات العمل المالي والمحاسبي الحكومي بجميع مراحله ابتداءً من إعداد الموازنة العامة للدولة ومروراً بتنفيذ الموازنة وانتهاءً بالحساب الختامي للدولة شاملاً تفاصيل تلك المراحل على مستوى السلطتين المحلية والمركزية وعلى المستوى العام للدولة.

وتم البدء بتطبيق النظام في اربع جهات مركزية في عام 2007م كمرحلة تجريبية ومنذ العام 2010 تم البدء بنشر النظام الى بقية الوحدات حيث تم اضافة خمس جهات اضافية , وتطمح قيادة وزارة المالية ممثلة بمشروع تحديث المالية العامه أن يكون قد تم تطبيق النظام في 30 جهة و11 فرع مركزي و18 محافظة في حلول نهاية عام 2015 .

ثانيا: أهداف النظام

 

دعم حقل ادارة المالية العامة عبر تحسين وتعزيز الرقابة المالية و إدارة الأموال العامة وتوفير معلومات مالية دقيقة في وقتها و إعداد تقارير الإدارة المالية ورفع كفاءة تأدية العمل المالي والمحاسبي الحكومي في وزارة المالية ووحدات الموازنة في السلطة المركزية والمحلية .

وذلك من خلال:

  1. توفير المعلومات اللازمة لمتخذي القرار في الوقت المناسب .
  2. تحسين أداء موظفي الادارة المالية وادارة الحسابات ومساعدتهم في تأدية أنشطتهم بكفاءة حيث يساعد النظام في الحد من الأخطاء والمخالفات المحاسبية والمالية.
  3. مساعدة المعنيين بعملبة التخطيط والتنفيذ والمتابعة والرقابة والتقييم في تنفيذ مهامهم.
  4. تحسين الاتصال بين مختلف الادارات والمستويات وسهولة تبادل المعلومات.
  5. توفير الوقت والجهد في سرعة الحصول على المعلومة وحفظ البيانات لغرض اتاحتها عند الحاجة اليها.

ثالثا : وظائف النظام

 

المستوى العام ( وزارة المالية):

 

1. استلام مقترحات الموازنات من جميع وحدات الموازنة .

2. تجميع إطار الموازنة وإعداد شكل مقترح لمشروع الموازنة لكي يعتمده مجلس النواب.

3. المصادقة على مشروع الموازنة الذي وافق عليه مجلس النواب .

4. التسجيل وفقاً لتعليمات تنفيذ الموازنة لمخصصات وحدات الموازنة في الدولة .

5. توزيع المخصصات والاعتماد والأطر على جميع وحدات الموازنة .

6. تسجيل شروط الصرف من مصرحات الموازنة وفقا لتعليمات تنفيذ الموازنة.

7. إضافة وإلغاء وتعديل اعتمادات الموازنة وفقاً لقرارات اللجنة العليا للموازنة أو مجلس الوزراء أومجلس النواب (باستخدام المبالغ أو النسبة ) ، كما أن كل الإضافات والتعديلات والإلغاءات يجب أن يتم عكسها في شروط صرف الموازنة وعلى أدق مستوى من التفاصيل وفقا لتقسيمات الوظيفة الاقتصادية والتنظيمية .

8. إصدار وتعديل المصرحات والتفويضات للجهات بما تم اعتماده في الموازنة ومراقبة عمليات الصرف للجانب التشغيلي والرأسمالي عبر إصدار البلاغات البنكية للجانب التشغيلي وإصدار التفويضات للجانب الرأسمالي .

المستوى الفرعي وحدات الموازنة مركزي/محلي)

 

1. استلام الاعتماد والأطر الخاصة بالموازنة من وزارة المالية .

2. إعداد مقترحات الموازنة وربط المقترحات بأطر الموازنة .

3. إعادة توزيع اعتمادات الموازنة بحسب نوع الوحدة مركزي / محلي وإرسال مقترحات مشروعات الموازنة إلى وزارة المالية .

4. استلام الاعتمادات المصرح بها من وزارة المالية .

5. طلبات الاضافة والخفض على مخصصات الجهة.

6. تسجيل حركات الصرف من الاعتمادات المصرح بها الخاصة باستخدامات الجهة وبدون تجاوزات ووفقا لتعليمات تنفيذ الموازنة التي حددت في المستوى العام .

7. تسجيل حركات الايرادات الخاصة بموارد الجهة.

8. تسجيل التسويات.

9. اصدار الحسابات الختامية.

رابعا:مكونات النظام

يتكون النظام من عدة انظمة فرعية والتي من خلالها تتم العمليات المالية و المحاسبية وفيما يلي الأنظمة الفرعية المطبقة حاليا :

تهيئة و ادارة النظام :

من خلال هذا النظام الفرعي يتم ادارة مستخدمي النظام ، ادارة مجموعات مستخدمي النظام ، وادارة أدوات النظام.

الرموز العامة :

من خلال هذا النظام الفرعي تحدد الاطر الاساسية للعملية المالية و المحاسبية من خلال تحديد الهيكلة التنظيمية للدولة ،الهيكل العام للحسابات ، التصنيفات الوظيفية ، إعدادات الموازنة الوظيفية ، الإعدادات الاخرى للموازنة ، بيانات اعضاء و ممثلي اللجان ، انواع القيود و التسويات و التعديلات على الهياكل الحسابية .كما ان هذا النظام الفرعي تنفذ من خلاله عمليات على مستوى الوحدات التنفيذية مثل : تعريف الحسابات التحليلية ، الاستقطاعات ، مستخدمي التواقيع ، الادارات و الاقسام ، الموردين و المقاولين ، بيانات مشاريع السلطة المحلية و السلطة المركزية .

إعداد الموازنة:

البرنامج المعني بتحضير مشروع الموازنة وتسجيل تقديرات الاستخدامات والموارد لجميع وحدات السلطة المركزية والمحلية وإصدار الموازنة العامة للدولة حسب التبويب الاقتصادي والوظيفي.

مراقبة تنفيذ الموازنة:

النظام المعني بإصدار مصرحات وتفويضات الجهات بما تم اعتماده في الموازنة ومراقبة عمليات الصرف للجانب التشغيلي والرأسمالي عبر إصدار البلاغات البنكية للجانب التشغيلي وإصدار التفويضات للجانب الرأسمالي وإجراء الحركات على الاعتماد وذلك لجميع وحدات الموازنة العامة للدولة.

الاستخدامات:

النظام المعني بصرف اعتمادات الجهة بما هو مصرح لها متضمن قواعد تنفيذ الموازنة لعمليات الصرفوبحسب الدورة المستندية لذلك بدءا من تسجيل استمارة الصرف وحتى قطع الشيكات ومطابقتها.

الموارد:

النظام المعني بإدخال الايرادات التي تحصلها الجهة بحسب أنواع الايرادات سواء النقدية أو بشيكات أو الايرادات الأخرى وبحسب الدورة المستندية لها بدءا من قطع حوافظ التوريد الى مطابقة اشعارات البنك.

الحسابات الختامية:

النظام المعني بالاقفالات الشهرية لحسابات الجهات واستخراج التقارير الشهرية والربعية (كشوف 57، 58) ونهاية بالإقفال النهائي لاستخدامات وموارد الجهات والإقفال النهائي للسنة المالية و استخراج تقارير الحسابات الختامية للجهات المطبقة للنظام.

الأستاذ العام:

النظام المعني بإصدار التقارير المحاسبية اليومية المتعلقة باليومية العامة لقيود الصرف والإيراد والتسويات العامة المدخلة أو المرحلة من الأنظمة الفرعية ومن خلال هذه الجزئية في النظام يمكن أيضا تتبع كل الحسابات الرئيسية للنفقات والإيرادات على أي مستوى وكذلك الحسابات البنكية والمساعدة والنظامية والإحصائية والتحليلية لكل جهة.

الحسابات المصرفية:

النظام المعني باستقبال ومعالجة البيانات الواردة من نظام البنك المركزي.

خامسا: مزايا النظام

 

1. نوع البرنامج المستخدم لإدارة قواعد البيانات RDBMS ، حيث تم اختيــار ORACLE DBMS والذي يوفر سعة تخزين كبيرة للبيانات, وقدرة على الحفظ الاحتياطي لتلك البيانات واسترجاعها بأمان ويعتبر من أفضل أنظمة قواعد البيانات.

2. يوفر النظام مرونة عالية بشكل عام وسهولة في التعامل مع الشاشات والتقارير.

3. العمل بقاعدة بيانات مركزية يسهل ادارتها والتحكم بها.

4. توفير دور رقابي لأداء وظائف النظام بدقة عبر

    •  الرقابة على المستخدمين بتوزيع الأدوار ومنح الصلاحيات وتسجيل الحركات التي تمت من قبل كل مستخدم.
    •  الرقابة على العمليات المحاسبية بتسجيل قواعد تنفيذ الموازنة والتي تحدد ضوابط الصرف والعمليات على الاعتمادات.
    •  عدم السماح بالصرف بالتجاوز على مستوى النوع , بعكس ما كان يحصل في النظام اليدوي حيث اذا أخطأ المختص بتسجيل مبلغ أكثر من المبلغ المصرح للنوع كانت تتم عملية الصرف بالتجاوز لأن البنك المركزي يتعامل على مستوى الفصل.

5. سهولة التدفقات المعلوماتية والإحصائية والمالية أولاً بأول ، حيث أُعد النظام بحيث يمكن ربطه بالأنظمة الآلية الأخرى للحصول على مختلف التقارير الإحصائية المطلوبة .

6. يوفر النظام تقارير متعددة كانت تأخذ وقت كبير لاعداداها وهذه التقارير تخدم متخذي القرار وتساعد المعنيين في تتبع الاختلالات والانحرافات مما يتيح إمكانية المعالجة في الوقت المناسب .

 

سادسا : الجهات التي تستخدم النظام حاليا

وزارة المالية – وزارة التربية والتعليم - وزارة الأشغال العامة والطرق – وزارة الصحة العامة والسكان – وزارة النفطوالمعادن – وزارة الكهرباء والطاقة – وزارة المياه – مصلحة الضرائب – مصلحة الجمارك.

بالاضافة الى البنك المركزي اليمني حيث وهناك نظام وسيط يربط بين نظام البنك المركزي ونظام الأفمس.

سابعا : نشر وتطوير النظام

يعزم مشروع تحديث المالية العامة خلال الخمس السنوات القادمة الى:

  1.  تطبيق نظام ادارة المعلومات المالية والمحاسبية (AFMISفي الدوواين العامة للسلطة المركزية وعددها 30 جهة وكذلك في 11 فرع مركزي و18 محافظة .
  2.  تطوير البنية التحتية للمركز الرئيسي للنظام وانشاء مركز احتياطي لدرء الكوارث.
  3.  تطوير عمل النظام:

I. تطوير الإطار المتوسط المدى للنفقات (MTEFوتحديث نظام إعداد الموازنة

II. تطوير نظام لمراقبة التعهدات.

III. تطوير نظام للإدارة النقدية .

IV. تطوير الية عمل النظام عبر استخدام تقنية التمكين الشبكي (web enable).